Avant de vous expliquer comment, j’aimerais revenir un peu sur le pourquoi.
Pourquoi j’ai choisi de travailler seulement 24h par semaine et pas plus. Nous sommes à une ère où tout est accessible facilement et où nous avons dopé notre efficacité à un niveau le plus important possible. Bref, à moins de nous transformer en véritable machine, je ne vois pas pourquoi nous devrions travailler plus. Et si nous sommes honnêtes avec nous-mêmes et clair, nous devrions vite nous rendre compte que nous travaillons pour vivre et non l’inverse.
Je pense donc que travailler une journée par semaine pour en vivre 6 autres est l’équilibre idéal.
Comment donc pour les entrepreneurs, les chefs de petite entreprise ou même les salariés que j’accompagne, réduire ce temps à 24h ?
Tout d’abord, en se concentrant sur l’essentiel et ce que nous voulons vraiment, surtout en utilisant notre temps sagement. Le temps est une de nos ressources les plus précieuses Malheureusement la plupart du temps nous l’utilisons comme s’il était disponible en abondance alors que chaque jour il est limité. Quand votre journée est passée, vous ne pouvez pas revenir en arrière. Qu’elle ait été fructueuse ou non, elle est terminée.
Alors afin de gérer mon temps de manière précieux et efficace, j’applique une méthode très simple qui est celle des 4D : abandonner (dump it), faire de suite (do it), planifier (delay it) ou déléguer (delegate it). Cette méthode a déjà été testé par de nombreuses personnes et elle a le mérite de fonctionner à chaque fois si on l’applique vraiment.
Commençons par la première étape : abandonner
Tout ce qui est chronophage et n’a pas de valeur ajoutée doit être réduit au strict minimum en termes de temps. Je parle ici des mails, des réseaux sociaux, lire ou écouter les informations. Pour ma part, j’ai coupé la télé et la radio en 2012, pourtant je continue à être informé en permanence des informations importantes. Ce temps gagné m’a permis d’expérimenter de belles choses. La première est que je ne suis plus abreuvée de mauvaises ondes, la deuxième est que les personnes de mon entourage ont le plaisir de m’informer des évènements importants en avant-première. Ainsi j’ai gagné près de 1h30 dans ma journée en échange de 15 minutes avec une amie pour être informée.
Chaque semaine, je prends le temps aussi de trier les newsletters auxquelles je me suis inscrite par erreur ou ennui et je supprime de ma boite mail. Si je ne les ai pas lus dans la semaine, il est peu probable que je les lise dans un mois, une année ou autre. Le stockage de mails pollue, vous faîtes aussi un beau geste pour la planète.
Je réduis aussi mon temps de mails et réseaux sociaux à 2 fois par jour au maximum 30 minutes. Ce qui évite les interruptions intempestives et la déconcentration qui va avec.
Et vous, quelles sont les actions qui vous font perdre du temps et qui ne vous apportent aucune valeur ajoutée ? Je vous conseille de les lister et de voir si vous pouvez réduire leur temps ou tout simplement les supprimer de votre journée.
Ensuite, faire de suite !
Toute action qui vous prend moins de 5 minutes doit être effectuée immédiatement. Si vous avez tout sous la main, faîtes le de suite. Cela vous évitera de faire une to-do list à rallonge. Quelquefois, rien que l’écrire sur votre liste prend plus de temps que le faire !
Alors faîtes-le. Cela allègera de suite votre charge mentale et vous fera gagner un temps de concentration précieux. Pourquoi ? Tant qu’une action n’est pas terminée, elle occupe une petite place dans votre esprit. Imaginez alors la place de 10 actions non-terminées.
Pour ma part, je couple ces actions à faire après les mails et je fais tout dans la foulée. Chaque jour je prends 30 minutes pour faire des petites actions et je n’ai ainsi jamais de to-do list.
Après : planifier !
A ce moment, vous avez déjà bien avancer sur l’organisation de votre journée car vous avez déjà gagner pas mal de temps. Maintenant voyons ce qui doit être absolument planifier. Toute tâche qui vous prend plus de 15 minutes doit être planifier.
J’aime commencer mes journées par des tâches de fond pour lesquelles j’ai de la valeur ajoutée. Que ce soit la rédaction d’un article, d’un livre ou alors d’apprendre de nouvelles choses ou de rafraîchir mes connaissances. Quoiqu’il arrive je conserve entre 1h et 1h30 chaque jour à ces activités. C’est une priorité pour moi.
Les autres tâches qui sont planifiées bien sûr sont mes rendez-vous clients. Ils sont organisés en 1h30 chaque semaine avec un temps de préparation avant de 15 minutes et de débriefing de 15 minutes après. Pour chaque client 2h sont donc bloqués dans mon agenda quoiqu’il arrive. Cela me permet d’être au maximum de mes capacités et de garder une belle qualité d’écoute. Après je choisis d’avoir seulement 2 clients chaque jour, 4 jours par semaine. C’est mon maximum car je me connais et je connais mes limites. Ce qui fait qu’au maximum je passe entre 12 et 16h par semaine avec mes clients.
Enfin : déléguer !
La délégation est la partie qui m’a prise le plus de temps à mettre en place et qui pourtant a une place stratégique dans votre semaine.
Avant de déléguer quelque chose, il faut soit maîtriser totalement son sujet soit au contraire pas du tout et n’avoir aucune envie d’en savoir plus à ce sujet.
Par chance, je suis très curieuse de nature et de nombreux sujets m’intéressent. Cependant je sais aussi que mon temps est limité et que je ne peux pas tout apprendre d’un coup. En plus, certaines choses n’ont aucune valeur ajoutée si je les apprends, alors autant les déléguer.
En tant qu’entrepreneure, donc seule à bord de mon navire, j’ai de multiples fonctions et afin de toutes les assumer, je n’ai pas d’autres choix que déléguer ou travailler 60h par semaine. La deuxième option ne m’intéressant pas, j’ai choisi la délégation.
La première chose que j’ai délégué, qui est simple est accessible à tous est la gestion des rendez-vous clients. Au lieu des échanges de mails ou sms interminables pour un rendez-vous, j’ai mis en place un calendrier en ligne gratuit et compatible avec google agenda ou apple. C’est simple mais très efficace, chaque personne qui me contacte à ce lien et c’est à elle de décider quand elle souhaite prendre rendez- vous.
https://calendly.com/lydia-plassais/45min
Le calendrier est synchronisé en temps réel donc j’ai juste à regarder mon agenda tous les matins pour savoir ce que j’ai à faire.
La deuxième chose que j’ai délégué après avoir perdu un nombre d’heures considérables est la création du site web. Au départ, je voulais faire cela moi-même par souci d’économies. J’ai donc passé une heure chaque jour pendant 3 semaines pour un résultat bref, vraiment pas fameux. Heureusement, après avoir réalisé que j’avais déjà perdu 12h pour rien, j’ai décidé d’engager une personne et de me concentrer uniquement sur ma valeur ajoutée : le contenu. J’ai donc passé seulement 1h chaque semaine pour la validation et le contenu. Outre le fait d’avoir instantanément gagner 3h chaque semaine pour faire autre chose, j’ai aussi eu un vrai site web qui ressemble à ce que je voulais !
En conclusion, pour moi-même le travail se répartit ainsi :
-4h de travail de fond
-4h de mails et réseaux sociaux, administratifs.
-4h de prospection et rdv prospects
-12h de rendez-vous clients.
Ce qui fait une semaine de 24h. Bien sûr c’est mon rythme et il est propre à moi-même et je l’ai construit en accord avec mes valeurs.
Toutes les 3 semaines, je fais aussi un bilan de mes actions et je les repasse dans le filtre des 4D afin d’être sûre de me concentrer uniquement là où j’ai de la valeur ajoutée.
Comment je fais ce travail avec mes clients ?
Tout d’abord, nous travaillons sur leurs valeurs et sur la vie, la journée et la semaine idéale qu’ils aimeraient vivre. Nous regardons les motivations, les besoins et ce qui est vraiment important pour eux. En recentrant sur l’essentiel, nous arrivons à remettre les priorités au centre de leur vie.
Ceci est possible par cet espace d’échange totalement confidentiel que j’instaure. Cette relation profonde qui permet toutes les confidences, leur permet de se remettre en accord avec leurs besoins essentiels. Je leur offre la place pour remettre de la conscience sur ce qu’ils font et sur les moments vraiment importants de leur quotidien. Pour qu’ils vivent une vie qu’ils ont choisi avec le travail à sa juste place.
Cette façon de travailler fonctionne invariablement car nous nous concentrons sur l’essentiel. Nous redonnons une juste place à ce qui est important.
L’important c’est de rester centré sur l’important.